Doręczenia elektroniczne, nazywane powszechnie e-Doręczeniami mają stanowić próbę przejścia z dotychczasowej papierowej korespondencji pomiędzy urzędami, instytucjami państwowymi, przedsiębiorcami i obywatelami na doręczenia cyfrowe – elektroniczne. Mają być one wprowadzane na podstawie przepisów rozporządzenia UE eIDAS oraz ustawy o doręczeniach elektronicznych.

e-Doręczenia w praktyce

Doręczanie korespondencji za pośrednictwem e-Doręczeń, ma się odbywać przy pomocy przygotowanych w tym celu systemów. W założeniu usługę doręczeń elektronicznych mają dostarczać podmioty publiczne oraz podmioty komercyjne które, aby stać się dostawcą usług e-Doręczeń, będą musiały spełniać ściśle określone warunki i przejść stosowną procedurę dającą uprawnienia do świadczenia usług doręczeń elektronicznych.

Do korzystania z e-Doręczeń niezbędne będzie posiadanie skrzynki w systemie doręczeń elektronicznych – dostarczanym przez podmiot publiczny lub komercyjny. Adresy skrzynek do e-Doręczeń będą gromadzone w Bazie Adresów Elektronicznych.

Korespondencja wysyłana przez system e-Doręczeń ma być zabezpieczona przed nieuprawnionym dostępem podmiotów innych niż nadawca i adresat tej korespondencji. e-Doręczenia mają zapewniać rejestrowanie czasu nadania i odbioru korespondencji oraz identyfikację nadawcy i osoby, która podjęła korespondencję. Spełnienie tych wymogów pozwoli na zrównanie e-Doręczeń z dotychczasową papierową korespondencją, wysyłaną przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

e-Doręczenia – dla kogo obowiązkowe?

W pierwszej fazie wprowadzania w życie przepisów o doręczeniach elektronicznych, e-Doręczenia będą obowiązkowe dla podmiotów publicznych (urzędów), zawodów zaufania publicznego (m.in. adwokatów, notariuszy, rzeczników restrukturyzacyjnych, doradców podatkowych) oraz przedsiębiorców wpisanych do KRS. Zatem początkowo przedsiębiorcy działający w formie spółek cywilnych i jednoosobowych działalności gospodarczych nie będą zobligowani do posiadania skrzynki do doręczeń elektronicznych. Dopiero bowiem w dalszej kolejności obowiązek posiadania skrzynki do e-Doręczeń ma dotyczyć nowopowstałych firm wpisywanych do CEiDG, a dalej również innych, niepublicznych podmiotów wpisanych do KRS, a ostatecznie także wszystkich pozostałych przedsiębiorców ujawnionych w CEiDG.

e-Doręczenia dla obywateli

Skrzynkę do doręczeń elektronicznych będzie mógł założyć również każdy obywatel. Zgodnie z zamierzeniem e-Doręczenia mają być bowiem usługą powszechną, dostępną dla każdego. Możliwość nie oznacza jednak obowiązku. Co za tym idzie osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, będzie mogła z własnej woli przystąpić do systemu doręczeń elektronicznych, jednak nie będzie do tego zobowiązana. Z tego też powodu, jeżeli nie jesteśmy przedsiębiorcą, w każdej chwili po przystąpieniu do systemu e-Doręczeń, będziemy mogli z tego prawa zrezygnować. Do osób nieposiadających skrzynki doręczeń elektronicznych, korespondencja od podmiotów publicznych ma być doręczana w tak zwanej formie hybrydowej. Oznacza to, że urząd będzie przekazywał korespondencję elektroniczną do operatora pocztowego, gdzie w sposób zautomatyzowany ma się odbywać drukowanie korespondencji elektronicznej, a następnie jej kopertowanie i wysyłanie do adresata w papierowej formie.

e-Doręczenia od kiedy obowiązkowe?

Pierwotnie pierwsza grupa podmiotów, tj. urzędy (podmioty publiczne), zwody zaufania publicznego i przedsiębiorcy wpisani do KRS, miała podlegać obowiązkowi posiadania skrzynki do e-Doręczeń już od 10 grudnia 2023 r. Poszczególne grupy sygnalizowały jednak, że nie są jeszcze technicznie i organizacyjnie gotowe do obowiązkowego stosowania e-Doręczeń od tej daty. Z tego względu komunikatem Ministra Cyfryzacji termin przesunięto na 30 grudnia 2023 r.

Na chwilę obecną w dniu 12 grudnia 2023 r., Sejm przyjął ustawę o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych zgodnie z którą, e-Doręczenia dla podmiotów publicznych, zawodów zaufania publicznego i przedsiębiorców wpisanych do KRS będą obowiązkowe nie wcześniej niż od 30 marca 2024 r. Przy czym termin ten może być wyznaczony komunikatem ministra nawet na dzień 1 stycznia 2025 r.

Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń?

Na ten moment założenie skrzynki do e-Doręczeń jest możliwe w systemie podmiotu publicznego. Usługi komercyjne zapewne będą powszechnie dostępne po wejściu w życie obowiązku stosowania e-Doręczeń.

Uzyskanie skrzynki do doręczeń elektronicznych odbywa się w kilku etapach. Najpierw należy wypełnić wniosek o adres i skrzynkę do e-Doręczeń. Następnie wniosek należy podpisać, np. profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym i przesłać do podmiotu oferującego usługę e-Doręczenia. W następnym etapie, po założeniu skrzynki do doręczeń elektronicznych konieczna jest jej aktywacja. W trakcie aktywacji skrzynki należy podać adres e-mail, na który mają być kierowane powiadomienia o nowych przesyłkach w systemie e-Doręczeń.

Trzeba pamiętać o tym, że posiadanie aktywnej skrzynki do e-Doręczeń będzie oznaczać, że właściwą formą komunikacji urzędu z obywatelem powinna być wyłącznie korespondencja elektroniczna, zastępująca tradycyjną, papierową przesyłkę poleconą.

Wniosek o utworzenie skrzynki do e-Doręczeń można złożyć na stronie https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen

Adwokaci SZ&P Adwokaci Szczurek Szewczyk-Stępień w Krakowie doradzają klientom w zakresie szeroko rozumianego prawa w biznesie. Nasze doradztwo dotyczy zarówno prawa spółek handlowych, spraw rejestrowych KRS, systemu S24, bieżącego wsparcia przedsiębiorców jak również doradztwa na etapie tworzenia nowych podmiotów gospodarczych. Adwokaci SZ&P Adwokaci Szczurek Szewczyk-Stępień prowadzą postępowania przed sądami gospodarczymi, efektywnie wspierając przedsiębiorców w ochronie ich interesów w sporach gospodarczych. Więcej informacji: https://adwokat-krakow.com