Często pojawiającym się w przypadku najmu lokalu problemem – zwłaszcza, kiedy umowa najmu ulega rozwiązaniu – jest kwestia tego, kogo obciążają koszty związane z dokonanymi w trakcie trwania najmu naprawami, remontami, adaptacjami.

Co to są nakłady na wynajmowany lokal. Rodzaje nakładów.

Wspomniane koszty remontów, napraw i innych ulepszeń lokalu Kodeks cywilny określa mianem nakładów, które w przypadku lokalu możemy podzielić na:

1. nakłady konieczne;
2. użyteczne;
3. zbytkowne.

Do nakładów koniecznych zaliczymy wszystkie wydatki niezbędne dla zapewnienia stanu lokalu zgodnego z jego przeznaczeniem. Będą nimi na przykład: wymagana wymiana instalacji elektrycznej, gazowej; naprawa nieszczelnego pokrycia dachowego, naprawa lub wymiana uszkodzonej stolarki drzwiowej czy okiennej.

Do nakładów użytecznych zaliczymy wszystkie inwestycje w lokal, które zwiększają jego walory użytkowe, poprawiają standard, zwiększają funkcjonalność i adaptują lokal pod zindywidualizowane potrzeby konkretnego najemcy.

Nakłady zbytkowne to z kolei koszty drobnych napraw i innych czynności niezbędnych z punktu widzenia zgodnego z przeznaczeniem używania lokalu przez najemcę.

Zasady dotyczące rozliczania nakładów w najmie.

Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, wynajmujący jest odpowiedzialny za utrzymanie nieruchomości w stanie nadającym się do umówionego użytku. Oznacza to, że nakłady konieczne, tj. wszelkie koszty związane z naprawami i konserwacją, które są niezbędne do utrzymania nieruchomości, spoczywają na wynajmującym (właścicielu lokalu). W tej kategorii mieszczą się również konieczne remonty, które warunkują możliwość korzystania z lokalu.

Co do zasady nakłady użyteczne, tj. dokonywane w celu ulepszenia lokalu, dostosowania jego standardu do indywidualnych potrzeb wynajmującego i nakłady zbytkowne jako koszty eksploatacji i drobnych, bieżących napraw czy przeglądów obciążają najemcę.

Rozliczenie kosztów remontów, adaptacji i ulepszeń po zakończeniu najmu.

Zgodnie z art. 676 Kodeksu cywilnego, po zakończeniu najmu, wynajmujący może zatrzymać ulepszenia (nakłady użyteczne) za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu lub żądać przywrócenia stanu poprzedniego. Warto podkreślić, że przepisy pozostawiają dokonanie tego wyboru wynajmującemu.  Jeżeli zatem umowa najmu nie wprowadza w tym zakresie żadnych modyfikacji, po zakończeniu najmu wynajmujący może oczekiwać, że najemca przywróci lokal do stanu poprzedniego. Może się tak zdarzyć nawet jeżeli koszty związane z przywróceniem tego stanu byłyby dla najemcy znaczne.

Możliwość zmiany zasad rozliczenia nakładów w umowie najmu.

W praktyce, adaptacja lokalu do indywidualnych potrzeb najemcy to często kluczowy element procesu wynajmu. Szczególnie w przypadku nieruchomości komercyjnych, które muszą spełniać określone realia wymagane przez specyfikę prowadzonej przez najemcę działalności gospodarczej. Remont takiego lokalu może obejmować różne zmiany, od prostych i minimalnych modyfikacji, takich jak malowanie ścian, po bardziej skomplikowane prace, takie jak zmiana układu pomieszczeń, montaż wyspecyfikowanych instalacji czy urządzeń. Oczywistym jest, że w takim wypadku regulacja wynikająca z przepisów Kodeksu cywilnego jest niewystarczająca dla zabezpieczenia interesów najemcy.

Negocjacje treści umowy najmu.

Kwestia tego kto ponosi koszty adaptacji lokalu do potrzeb najemcy i jak koszty te mają być rozliczone w dalszej perspektywie, często jest przedmiotem długotrwałych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy najmu. Strony mają swobodę w ukształtowaniu zasad ponoszenia i rozliczenia wspomnianych kosztów. Szczególnie w najmie nieruchomości komercyjnych, gdzie po obu stronach umowy występują przedsiębiorcy. Istnieje wiele możliwości uregulowania kwestii rozliczenia kosztów adaptacji lokalu, które lepiej zabezpieczą interesy najemcy i wynajmującego niż zasady wynikające z przepisów Kodeksu cywilnego. Przykładowo, wynajmujący może zgodzić się pokryć część kosztów, zwłaszcza jeśli zmiany zwiększą wartość nieruchomości lub jej rynkową atrakcyjność. W interesie wynajmującego może być częściowe partycypowanie w kosztach, jeżeli najemca zobowiąże się do długoterminowego najmu.

Z punktu widzenia najemcy wynegocjowanie i zawarcie w umowie najmu odpowiednich rozwiązań jest szczególnie istotne, jeżeli ma on ponieść znaczne nakłady na przystosowanie lokalu do potrzeb prowadzonej działalności. Jeżeli bowiem najemca inwestuje w adaptację nieruchomości bez właściwego zabezpieczenia tej kwestii w umowie najmu, może ponieść znaczącą stratę, jeśli umowa najmu zostanie zakończona przedwcześnie.

Podsumowanie.

Najemca ponosi koszty bieżącej eksploatacji lokalu w okresie trwania najmu oraz drobnych nakładów, a to w szczególności drobnych napraw podłóg, drzwi i okien czy malowania ścian, jak również drobnych napraw instalacji i urządzeń technicznych. Z kolei wynajmujący musi wydać najemcy lokal w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać go w takim stanie przez cały czas trwania najmu. Koszty adaptacji lokalu pod wyspecyfikowane wymagania najemcy ponosi co do zasady najemca. Z tych przyczyn niezwykle istotne jest to, aby przed zwarciem umowy najmu wynegocjować takie jej zapisy, które w możliwie najlepszy sposób zabezpieczą interesy obu stron.

Każda sytuacja wymaga jednak indywidualnej oceny i obrania właściwej drogi postępowania. Adwokaci SZ&P Adwokaci Szczurek Szewczyk-Stępień w Krakowie, doradzają klientom w zakresie umów najmu. Nasze doradztwo dotyczy zarówno umów, podwyżek czynszów najmu, jak również prowadzenia sporów sądowych dotyczących umów najmu. Jeżeli masz jakiekolwiek pytania związane z najmem lub postępowaniem karnym o oszustwo, zachęcamy do kontaktu!